Não há dúvidas de que o volume de informações recebidas pelas empresas tende a continuar aumentando. Aquelas que sabem como filtrar e tratar esses dados, traduzindo montanhas de fragmentos em conhecimento corporativo, terão em mãos uma enorme vantagem para orientar as tomadas de decisão.

Dados isolados não são suficientes para expressar algo, é necessário que sejam manipulados e processados para que possam expressar o verdadeiro significado. A sua equipe de gestão está preparada para gerar, organizar e extrair o que há de relevante nos dados?

Para esclarecer alguns pontos importantes sobre dados e informação, segmentamos tudo em algumas reflexões que vão ajudar você a entender como processos podem gerar ótimos resultados. Confira!

As diferenças entre dados e informações

Para começarmos a discussão, é preciso entender que dados não são a mesma coisa que informações, embora ambos estejam estreitamente relacionados. Dado é uma informação qualquer, que inicialmente não agrega valor algum, pois ainda não foi filtrada e muito menos interpretada. É algo cru, mas com algum potencial.

A informação, por outro lado, é um dado que já foi categorizado e faz sentido quando observado por uma certa ótica. A aplicação dela em uma determinada situação evidencia alguma vantagem, produz conhecimento relevante e útil.

O importante nesse processo é conseguir discernir o que pode ser utilizado para algum propósito e o que é somente volume morto, sem valor agregado para o seu negócio. Esse é o primeiro passo para que se possa atingir um conhecimento corporativo que trará verdadeiras vantagens competitivas e uma boa gestão da informação.

Capturar os dados e traduzi-los em informações é crucial para uma tomada de decisão precisa e eficiente. O uso de informações na gestão empresarial torna-se fundamental para avaliar o desempenho dos diversos setores da empresa, além de realizar comparações com organizações similares e, assim, determinar aonde se quer chegar.

Equipes que trabalham externamente precisam estar atualizadas para, em tempo hábil, dar suporte ao cliente quanto a preço, produtos, índices de ruptura, entre outros.

Ter esses dados em planilhas estáticas ou realizar a coleta dessas informações de forma manual demanda muito tempo. Entretanto, com a ajuda de softwares, é possível que o dia a dia seja facilitado, tornando o trabalho muito mais ágil, sem a necessidade de coletar as informações em uma folha de papel, compilá-las em uma planilha e enviá-las para o supervisor.

Com o uso de smartphones, as informações coletadas pela equipe de campo podem ser inseridas em um aplicativo e visualizadas pelo gestor diretamente em uma tela de computador em tempo real. Isso possibilita identificar os desvios das metas e objetivos e corrigi-los em tempo.

A importância das informações para a tomada de decisão

O processo decisório é uma parte muito importante do trabalho de todo gestor. São as decisões que definem os rumos da empresa e de todos os envolvidos. Independentemente do volume das informações disponíveis no momento, a qualidade é essencial para que não haja erros.

Muitos profissionais acreditam que as decisões que são adotadas sem um embasamento claro e formal são aquelas que chamamos de intuição ou feeling. Na verdade, essas ações são fundamentadas em algum conhecimento: a experiência.

Embora algumas pessoas não percebam, o ser humano tem uma tendência natural de fazer reconhecimentos de padrões. Isso significa que, por mais que não se saiba explicar o motivo, conseguimos refletir e decidir o que fazer com base em tudo aquilo que já vivenciamos.

Se podemos utilizar, consciente ou inconscientemente, nossa carga de informações adquiridas para uma tomada de decisão, imagine o potencial de sucesso que carrega um levantamento prévio e bem estruturado sobre uma situação? Esse é o poder da informação.

No entanto, sem transformar dados em informações e informações em conhecimento, o gestor fica impossibilitado de utilizar uma estratégia de integração que lhe dê uma visão 360º do perfil de cada cliente e de como melhorar essa relação e ampliar seus canais de comunicação.

O processo de manipulação de dados dentro da companhia é muito importante — é por meio dele que é possível tomar decisões efetivas e eficientes, eliminando incertezas e possíveis falhas nesse processo.

Vale destacar que, ao transformar ou manipular os dados, é essencial que o gestor preze pela qualidade. Ou seja, é preciso garantir que a origem dos dados seja confiável e retrate exatamente a realidade da organização, para que o processo de tomada de decisão não se desvie e considere informações desnecessárias ou incorretas.

A qualidade da informação

Entendida a necessidade da disponibilidade da informação, é hora de falarmos sobre a qualidade dela. Você já pensou por que assiste, escuta ou lê jornais todos os dias? Exato: porque, a cada momento, há novas notícias.

Por esse mesmo motivo, é importante sempre ter informações atualizadas para resolver problemas ou aproveitar oportunidades do agora. Além de ser do momento (e perecível), a informação também precisa estar completa e objetiva. Do contrário, a decisão que será tomada com base nela poderá não ser a melhor.

Para ilustrar, imaginemos um serviço de previsão do tempo. Se alguém diz que a previsão é de tempo nublado, talvez hesitemos em levar o guarda-chuva, pois essa informação é pouco precisa. Se disserem que é nublado, mas com 85% de chance de chover, já temos um indicativo melhor.

Ainda assim, é necessário que se saiba para qual cidade é a previsão e para qual dia, pois ela pode ser para amanhã ou depois de amanhã. Ou pode ainda ter sido a previsão para ontem. Percebeu como é importante ter a informação objetiva, completa e atualizada?

Mas garantir a boa qualidade das informações no processo de decisão vai muito além disso. Destacamos como benefícios alguns pontos. Confira a seguir.

Conhecimento sobre o perfil do cliente

Com o aumento da competitividade, o gestor precisa investir em meios que direcionem seu público a seus produtos e serviços, efetivando uma comunicação clara e segmentada, de modo a tomar decisões mais inteligentes e efetivas.

Com dados e informação em mãos, é possível conhecer o cliente e saber exatamente do que ele precisa. Além disso, é possível passar a ter um relacionamento mais próximo com ele e se comunicar de forma mais adequada.

Transformar os dados em informações possibilita conhecer o histórico de compras dos clientes e identificar quais são os canais que mais geram visitas e conversões.

Aprimoramento dos processos

Aprimorar processos significa torná-los mais dinâmicos e apostar em qualidade, permitindo a competitividade e continuidade dos negócios a longo prazo.

Ao dispor de dados e informações, o gestor consegue verificar as deficiências do negócio e quais pontos merecem mais investimentos. Isso significa que conhecer como funciona a empresa como um todo oferece maior segurança no processo de tomada de decisão.

Quando escolhas são realizadas sem um bom amparo em relatórios e indicadores, há o risco de elas serem precipitadas e inadequadas, o que leva a prejuízos e falhas na gestão.

Rastreamento de fraquezas para implementar melhorias

Sem dúvida, um dos maiores benefícios do uso de dados e informações é a possibilidade do rastreamento de fraquezas para implementar melhorias.

Quando a gestão é baseada em informações confiáveis e que retratem fielmente o funcionamento do negócio, é possível evitar gargalos produtivos e que impedem o bom andamento das atividades.

A seleção daquilo que é relevante

Tudo que é relevante é importante em um determinado momento, mas pode ser totalmente descartável no futuro. Por isso, é necessário estar preparado para conseguir a informação que realmente interessa na hora certa. Para fazer isso, tenha já uma estrutura programada para ajudar.

A forma de conseguir ter o que você precisa na palma da mão não é difícil, embora possa dar algum trabalho e exigir empenho no início. O primeiro a se fazer é questionar duas coisas: que tipo de informação eu vou precisar e como eu posso aproveitar os dados que já tenho de maneira a transformá-los em conhecimento útil?

Sabendo o que você está buscando e conseguindo identificar as possíveis fontes, fica tudo mais fácil. A partir daí, vem o processo de mineração dos dados e da composição dos seus KPIs (Key Performance Indicators). Eles são o resumo do que você precisa.

O ponto-chave para a boa identificação de KPIs não é definir muitos, mas os mais relevantes. Sinta-se à vontade para criar e montar o cálculo que achar mais importante, mas tome cuidado para não se perder criando vários índices. Lembre-se de ser objetivo.

O apoio da tecnologia da informação

Não há uma forma mais produtiva de executar uma transformação de processos em conhecimento que não seja utilizando a tecnologia da informação a seu favor.

Desde a seleção da fonte correta e a automação da coleta de dados até a apresentação dessas informações em um modelo de negócio amigável e consistente, a adoção de boas tecnologias e softwares é fundamental.

Modelos manuais são muito lentos e passíveis de erros. Além disso, não há como discutir que, para atividades repetitivas, a melhor solução é a tecnologia.

Se, por acaso, sua empresa ainda não está traduzindo dados em informações úteis e atualizadas, sua atuação como líder e responsável pode estar exposta a falhas. A solução do apontamento eletrônico é um importante aliado, do momento da geração de informação no campo até a análise de dados. A boa notícia é que existem excelentes e práticas soluções de gestão e apontamento eletrônico para ajudar.

Agora que você já está por dentro da importância em manter dados e informações atualizados, que tal compartilhar nosso conteúdo com seus amigos nas redes sociais? Corra lá e ajude outros interessados no assunto!

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