A automação da coleta de dados é utilizada com vários objetivos, entre eles, padronizar a coleta de informações e transmitir de forma mais rápida, para que sejam analisadas assim que possível.

Quando a coleta de dados é realizada de forma manual, enfrenta problemas como falta de padronização na anotação das informações, tempo de recebimento das informações pela equipe que fará a análise, entre outros. Informação hoje em dia é um fator crucial para as empresas de todos os segmentos. Ter confiabilidade das informações geradas e no tempo certo é um diferencial para as empresas que automatizam esse processo.

Quer entender melhor como isso funciona? Então, continue lendo este post e saiba mais sobre como fazer coleta de dados automaticamente e as vantagens de migrar para o modelo!

O que é a automação da coleta de dados e como ela funciona?

De fato, coletar e analisar os dados é tão importante para sua empresa quanto investir em equipamentos e equipes responsáveis pelas atividades operacionais da sua empresa. Mas, para que sua coleta de dados funcione em favor do negócio e possa realmente ter o desempenho esperado, é necessário buscar soluções de captura que reduzam a incidência de equívocos no processo e aumentem a produtividade de quem trabalha em campo.

A melhor delas se dá pela implementação de um software em comunhão a um aplicativo móvel, que coletam, processam e integram a um ERP todas as informações obtidas. Basicamente, essa solução torna o apontamento eletrônico e as tarefas de rotina mais fáceis, com o auxílio de computadores e dispositivos móveis.

Assim, atualizando a informação em tempo real, quando obtém conexão, aumenta sua eficiência operacional, visibilidade e a rentabilidade do negócio — conectando quem está no escritório e quem foi para a rua, ou está em campo, com integração total.

Além disso, os modelos tradicionais, que dependem de papel, são menos confiáveis e geram um custo maior durante todo o processo, iniciando com a lentidão em fechamentos, que inclui o registro da informação, o recolhimento das fichas e a digitação em um sistema para o processamento para, daí sim, realizar a análise do que foi registrado.

Então, com um aplicativo móvel conectado a uma plataforma web, torna-se possível assegurar a disponibilidade da informação, bem como automatizar todo o processo de coleta, transmissão, processamento e análise.

Quais são seus benefícios e vantagens?

Personalizado para suas necessidades e voltado ao foco do negócio, um software de coleta automatizada de dados consegue organizar suas operações como nenhum outro.

E, tornando os apontamentos mais ágeis para sua equipe, esses aplicativos eliminam as controvérsias de uma ficha mal preenchida. Afinal, toda informação que é sincronizada foi validada e pode ser armazenada com segurança na nuvem, o que possibilita um controle em tempo real.

Como a automação aumenta a produtividade e reduz os custos?

Em primeiro lugar, entre as principais vantagens obtidas com a automação de coleta de dados, podemos citar o aumento da produtividade dos colaboradores e a integração mais simples entre a equipe de campo e escritório da empresa.

Além disso, ela também garante um monitoramento completo da performance de cada colaborador ou equipamento, e uma redução vultosa nos custos de armazenagem, organização e filtragem dos dados que compõem inteligência essencial para o negócio.

A seguir, vejamos melhor cada um desses pontos de melhoria e por que é necessário automatizar a coleta de dados.

Aumento da produtividade da equipe

Seus colaboradores podem entregar resultados muito melhores se tiverem a tecnologia a seu lado. Ao automatizar processos — inclusive, aqueles fundamentais, como a própria coleta de dados —, é possível transformar demandas complexas, antes executadas manualmente, em tarefas sistematizadas e automáticas.

Com isso, o resultado é rapidez, exatidão e menos trabalho, o que dá fôlego para equipes enxutas conquistarem objetivos similares aos das grandes corporações.

Confiabilidade das informações

Um dos grandes desafios enfrentados pelas empresas na administração de informação é confiar no dado que está chegando. A automação de coleta garante que a informação correta está sendo registrada no momento e no local correto, uma vez que esse processo automatizado registra a hora e o local (por meio de GPS) em que a informação foi gerada.

Esse processo evita que a informação seja registrada toda ao final do dia, quando o colaborador chegar em casa, por exemplo. Nesse caso, toda a qualidade da informação é comprometida, uma vez que o colaborador preencherá a ficha manual somente para cumprir a necessidade de devolver o formulário preenchido, não registrando, na verdade, o que ocorreu no momento da atividade realizada e quando realmente ocorreu.

Pensando nisso, os softwares garantem ainda mais eficiência aos processos, otimizando a geração, organização e análise de dados. Os dados são, portanto, registrados com mais precisão por meio de parâmetros que são coletados automaticamente do chão de fábrica, sem a incidência de erros manuais, como falhas na digitação.

Monitoramento do desempenho do time e equipamentos

Os processos automatizados também são capazes de oferecer informações mais precisas a respeito das atividades de seus colaboradores e equipamentos na plataforma. Cada entrada capturada pelo sistema pode ser comparada em relatórios, que permitem à gestão analisar em profundidade o desempenho de cada um dos setores de sua empresa.

Assim, eles vão apontar processos ineficientes, ajudar a detectar erros que afetam a produtividade e informar melhor quanto ao desempenho das equipes.

Padronização de indicadores de performance

Com automatização, sua empresa tem ainda a oportunidade de entender melhor os padrões de colaboração entre membros da equipe. Isso significa definir indicadores de performance relevantes para cada negócio e usar as informações de monitoramento em tempo real da ferramenta para aferir sua aplicabilidade.

Com soluções de automatização, portanto, é possível obter informações sucintas em um só dashboard, sincronizar dados entre múltiplas plataformas e ter um desempenho tão bom no mobile quanto na web.

Afinal, a coleta de dados é importante na tomada de decisão e na análise da evolução de seu negócio e, por isso, trabalhar com ferramentas que preveem o acompanhamento de sua evolução vai aumentar a eficiência da empresa no longo prazo.

Redução de custos na coleta e organização de dados

Outra das vantagens que vão fazer sua empresa considerar a tecnologia da coleta de dados é a redução de custos proporcionada pela adoção desses módulos. Tarefas mais ágeis, menos ou nenhum papel, análises de desempenho precisas e a sincronia em tempo real asseguram que a automação não só vai integrar melhor os setores, mas também garantir economia por si só.

Transparência das informações

A partir da conectividade, integração e centralização, bem como melhor visibilidade das informações, a indústria 4.0 já começa a se impor como modelo a ser seguido pelas empresas do futuro.

Além dessas características, existe ainda a transparência das informações, já que existem muitos dados disponíveis que contribuirão para a compreensão dos processos, facilitando a tomada de decisões fundamentadas em informações confiáveis. Para entender a fundo a rotina do ciclo de produção, a indústria precisa de informação líquida e constante, aquela que alcança todos os pontos na melhor ocasião.

A automação possibilita que a informação penetre em todas as camadas da empresa, alcançando desde o operador que usa dados para melhorar um processo, passando ainda por um gestor que avalia as informações para identificar melhorias e perdas, até chegar ao mais alto cargo dentro da organização, o qual pode analisar o ciclo de produção para detectar qual é o nível de saúde da organização.

O sistema permite consultas sobre os produtos, saldos em estoque, mercadorias contidas em determinado volume de saída, entre outros aspectos. A transparência das informações resultante da automação no recolhimento dos dados permite:

  • um acesso facilitado às informações, já que elas ficam armazenadas em um banco de dados que pode ser consultado facilmente pelas pessoas certas;
  • os dados em tempo real, cujos benefícios já ressaltamos;
  • a gestão à vista, pois fica bem mais fácil configurar gráficos, expedir relatórios detalhados, apresentar dashboards e controlar indicadores de produção que precisam ficar visíveis.

Os relatórios podem fazer a emissão de etiquetas térmicas que são usadas para identificar mercadorias, unidades de expedição, embalagens, endereços e transportadoras.

Controle de recursos

Com dados coletados da forma correta, o controle de recursos também recebe amplas melhorias. O processo de utilização de recursos pode ser apontado pela equipe, gerando um controle de uso e conformidade. Esse tipo de processo gera o “previsto vs. realizado” e faz uma parte da gestão de progresso da obra ser encarada de uma forma bem mais eficiente.

Na hora de expedir os produtos, é possível separar, embalar e ter um padrão comparativo no controle de saída de materiais e insumos. Também faz o cadastro dos tipos de peças e dos produtos no inventário. Enfim, as movimentações do estoque podem ser coordenadas pelo sistema ERP e alimentadas por um apontamento de uso em campo.

Como escolher um bom sistema de automação?

Agora, vamos dar algumas dicas de como escolher soluções que atendam às necessidades de seu negócio. Antes de tudo, pesquise na internet as soluções disponíveis e compare-as entre si, considerando sempre a utilidade delas para o seu negócio específico.

A SIMOVA, por exemplo, é uma empresa que desenvolve e comercializa softwares de gestão e controle de dados de campo para diferentes segmentos: construção civil, agronegócio e serviços externos. Eles permitem realizar o acompanhamento online do desenvolvimento do trabalho durante o dia. Inclusive, possibilitam tanto o uso de Wi-Fi quanto conexão 3G ou 4G, sendo possível ainda trabalhar off-line.

Ela é especialista em soluções de apontamento eletrônico e na gestão e coleta de dados, que conecta seu time e equipamentos, automatiza a geração de ordens de serviço e integra sua central de operações aos trabalhadores em campo com eficiência.

Agora, diante de tudo isso, ficou fácil perceber como a coleta de dados automatizada pode otimizar todo o desempenho de uma empresa, certo?

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