Um dos maiores desafios dos empreendedores é o de otimizar o desempenho da equipe por meio da gestão de pessoas, sem que isso comprometa ou sobrecarregue a folha de pagamento.

Nesse sentido, uma boa administração de equipes surge como o artifício ideal, tanto para o aumento da produtividade quanto para o aprimoramento do clima organizacional da empresa.

Exatamente por influenciar e, até mesmo, definir tantos rumos em um negócio, a gestão de pessoas exige uma atenção especial, principalmente quando a empresa possui funcionários externos.

Afinal, se administrar uma equipe interna já é algo complexo, a dificuldade aumenta quando a gestão dos colaboradores precisa ser feita a distância. E é exatamente por isso que estamos aqui hoje.

Preparamos um apanhado completo sobre como otimizar a gestão de funcionários externos. Preparado para conquistar grandes resultados com a gestão de trabalho a distância? Então continue a leitura!

Quais são os desafios da gestão de pessoas a distância?

Muitos empresários reconhecem abertamente a importância dos serviços externos para seus negócios. Porém, muitos deles ficam sem saber exatamente como proceder na gestão dos colaboradores que trabalham remotamente.

A seguir, abordaremos alguns dos principais desafios da gestão remota de pessoas e também apresentaremos uma seleção de dicas que podem ajudar você a contorná-los. Acompanhe:

Uso do tempo

O jornal O Globo citou uma pesquisa feita com 600 pessoas a respeito do uso do tempo por parte de trabalhadores externos. Nela, 55% dos entrevistados revelou que seus gestores se preocupam com o uso eficiente do tempo dos colaboradores remotos durante o expediente.

Para contornar a possibilidade de procrastinação ou de má utilização do tempo, é recomendável estabelecer metas diárias de trabalho e relatórios periódicos que detalham o cumprimento de tarefas.

Além disso, você pode selecionar datas para reuniões de feedback e incentivar a comunicação com outras equipes que não estejam trabalhando a distância. Isso estimula os funcionários remotos a se sentirem como parte integrante de uma equipe e a manter um ritmo de produtividade.

Comunicação com a equipe

Algumas empresas ainda não conseguiram implantar um sistema apropriado para a gestão de serviços externos e, por isso, a comunicação com os colaboradores em campo é ineficiente.

Para que isso não prejudique os resultados de sua empresa, você pode lançar mão de softwares de gestão de processos online. Para que sua escolha seja certeira, converse com especialistas e pesquise bastante para descobrir qual é a solução mais adequada para a sua realidade empresarial.

Desenvolvimento do profissional

Outra preocupação dos administradores é monitorar o desenvolvimento de um profissional a distância e fazer uma avaliação de seu progresso nos serviços que realiza.

No entanto, com as facilidades propiciadas pelo avanço tecnológico, esta é uma tarefa muito mais simples do que pode parecer. Assim como é possível utilizar soluções em softwares para monitorar o uso de tempo e gerir a comunicação em equipe, o desenvolvimento profissional também pode ser acompanhado a distância.

Nível de motivação

Uma das maiores dificuldades apontadas pelos gestores tem sido a de manter um colaborador remoto motivado. Quando um trabalhador exerce sua função longe do ambiente produtivo ou da cultura organizacional da companhia, isso pode afetar seu desempenho profissional.

No entanto, existem algumas políticas que auxiliam o gestor nesse propósito. Mas é importante ter em mente que cada negócio possui suas especificidades e, portanto, não existe uma solução única e ideal. O que podemos fazer é selecionar as que têm demonstrado ser mais efetivas de acordo com cada tipo de demanda e realidade empresarial.

Tendo isso em vista, falaremos sobre diferentes métodos para estimular a produtividade de funcionários. Acompanhe:

  • Algumas empresas optam por métodos “behavioristas”, nos quais os gestores premiam comportamentos desejáveis, atrelando desse modo, a motivação com premiações e recompensas.

  • Em outro sentido, certos empresários aplicam o conceito “taylorista”, que defende que o poder decisivo deve ser concentrado nas mãos dos gestores. Considerável parcela da lógica mercadológica parte da premissa de que cargos generalistas (nos quais valoriza-se a variedade de aptidões) são mais estimulantes do que os que remuneram atividades mecânicas e repetitivas. Logo, seguindo essa lógica “taylorista”, os funcionários devem seguir instruções no contexto da organização. Tal vertente pressupõe que o que tornaria os colaboradores motivados seria a possibilidade de gratificações ou aumentos de salários.

  • Por fim, existem aqueles que apostam no trabalho em equipe, conferindo poder de decisão aos colaboradores. Eles acreditam no empenho individual dentro de um projeto em comum, no qual todos são importantes. Essa vertente baseia a análise das relações de equipe em uma proposta técnica e não em visões ou teorias sociais.

A gestão de funcionários externos é realmente eficiente?

Empresas ao redor do mundo estão conseguindo excelentes resultados com os colaboradores que trabalham a distância. Segundo a revista Exame, o Banco do Brasil conseguiu aumentar em 15% a produtividade de seus funcionários, ao passo que diminuiu em 17% os gastos com cada trabalhador que realiza serviços a distância.

A revista citou ainda a declaração do diretor de gestão de pessoas do Banco do Brasil, Carlos Alberto Netto, que comemora os excelentes resultados do trabalho a distância e afirmou querer ampliar essa forma de serviço para todos os departamentos da empresa.

Mas o que essas empresas bem-sucedidas na gestão de colaboradores externos têm feito para conseguir bons resultados? Henry de Jonk, presidente da Philips do Brasil, revelou, no mesmo artigo citado, que com as modernas ferramentas de tecnologia não faz muita diferença trabalhar na empresa ou em outro lugar.

Todavia, o controle de serviços externos exige alguns cuidados. É fundamental manter o assíduo controle de processos como vendas, compras, entrega de estoque, atendimento, manutenção, etc. Por isso, aposte em soluções de automação para identificar e combater a existência de gargalos ou possíveis prejuízos.

Quais tecnologias podem ajudar na gestão remota?

De fato, as soluções do mundo tecnológico podem ajudar (e muito!) os gestores a diminuir as distâncias entre a empresa e os trabalhadores remotos, de modo que a qualidade dos serviços não seja comprometida.

A utilização de um software de gestão de colaboradores externos traz vantagens como a possibilidade de monitoração de funcionários, confirmação em tempo real de atendimentos realizados e transmissão de dados georreferenciados, entre outras.

Mas quais ferramentas existem para melhorar a gestão de pessoas que trabalham a distância? Vamos citar algumas delas a seguir:

Sistema de ponto móvel

O empregador precisa ter controle sobre o tempo gasto pelo trabalhador ao realizar suas tarefas, independente do serviço que ele presta. Essa vigilância proporciona segurança para o gestor e serve de estímulo para o colaborador externo cumprir suas demandas.

Um sistema de ponto móvel ou online permite que o administrador saiba exatamente o horário em que um membro de sua equipe começou e finalizou seu expediente. O ponto online mostra também a localização exata do colaborador, que é registrada no sistema. Dessa forma, o gestor pode conferir de perto o comportamento da equipe durante a jornada de trabalho.

Além disso, a tecnologia possibilita que rotas individuais sejam traçadas e monitoradas, permitindo que o gestor acompanhe trajetos, check-ins e check-outs de atendimentos ou realização de reuniões previamente designadas.

Tudo isso garante uma coleta maior de informações sobre o comportamento e as particularidades dos clientes. Isso, consequentemente, é importante na hora de elaborar estratégias de fidelização e engajamento da clientela. Quanto mais o gestor souber sobre o seu cliente, maiores as chances de oferecer atendimentos personalizados, atenciosos e de qualidade, o que é fundamental para o sucesso do negócio.

Software de gestão

Algumas empresas vão ainda mais longe na utilização de soluções apresentadas pela tecnologia e escolhem adotar um software de gestão para serviços a distância. Esse sistema, além de conter o ponto online, oferece outras ferramentas que auxiliam os gestores.

Por meio desse sistema, a comunicação entre o administrador e os membros de sua equipe melhora, uma vez que, por exemplo, relatórios sobre as tarefas são emitidos em tempo real. Dessa forma, todos podem acompanhar a evolução de um serviço ou projeto e interagir, visando os melhores resultados para a tarefa.

Outra vantagem do software é a possibilidade de avaliar o desempenho dos colaboradores. Por meio dos registros das atividades, o gestor pode verificar como o trabalhador cumpriu suas tarefas e quanto tempo levou até finalizá-las.

Além disso, telas interativas ficam disponíveis o tempo todo, permitindo que o administrador entre em contato com os membros da equipe a qualquer momento. Dessa maneira, ele pode se inteirar, em tempo real, sobre os desafios enfrentados e orientar as ações mais convenientes. Sendo assim, o gestor terá os indicadores necessários para acompanhar o progresso da equipe.

Um sistema organizado de gestão aumenta a motivação dos colaboradores. Quando a empresa adota um software, os trabalhadores percebem que seus serviços serão rigorosamente acompanhados e ficam motivados a fazer o seu melhor.

Esse controle é facilitado pela possibilidade de realização da gestão georreferenciada, na qual o posicionamento e os deslocamentos das equipes podem ser acompanhados em mapas, em tempo real.

Com isso, as rotinas de atendimento, bem como todas as informações adquiridas, são acompanhados a distância. As informações precisas sobre as rotas e os prazos estão sempre disponíveis e atualizadas, o que pode auxiliar — e muito — na tomada de decisões.

Para além da gestão de pessoas, esse controle de dados fornece um acervo valioso de métricas para os times de vendas, publicidade e marketing da empresa. Além de manter os funcionários interligados, em comunicação permanente e, consequentemente, engajados em suas atividades.

O clima de comprometimento aumenta quando a instituição usa os indicadores de desempenho que recebe do sistema para recompensar os melhores membros da equipe.

Até aqui, vimos que a tecnologia pode ajudar muito na relação entre o administrador e sua equipe externa. Mas a boa gestão de pessoas vai além. O que fará diferença no final das contas, é o que o gestor faz com as informações coletadas pelos softwares. No próximo tópico, falaremos de algumas atitudes que um bom gestor deve adotar.

Quais atitudes o gestor deve tomar para uma boa gestão de pessoas?

Os colaboradores são humanos e, por mais que trabalhem a distância, precisam interagir com outros trabalhadores da empresa e com seus gestores. Portanto, promova a interação entre a equipe interna e externa.

Uma forma de fazer isso é definir um dia em que os colaboradores externos venham à empresa para trabalhar internamente, ou apenas para uma conversa com seus administradores sobre os serviços prestados durante um determinado período.

Outra dica é promover eventos corporativos, nos quais todos os trabalhadores se encontrem para trocar ideias, apresentar projetos, dar opiniões sobre melhorias que podem ser implementadas dentro dos processos da empresa, entre outros. Mantenha as portas abertas.

Aproveite esses eventos para motivar os colaboradores externos. Mostre que a empresa se preocupa com o bem-estar de cada um e quer vê-los progredir em suas respectivas áreas. Dê feedbacks e premie os profissionais que mais se destacaram em seus serviços.

Portanto, aproveite as vantagens de utilizar os serviços de colaboradores externos e invista nesses profissionais para que continuem ajudando seu negócio a progredir no mundo corporativo. Afinal, fazer seus colaboradores sentirem-se valorizados é, por si só, uma grande estratégia de gestão de pessoas.

Vale ressaltar que só é possível rastrear e monitorar seus colaboradores contratados por carteira assinada (CLT). O acompanhamento deve ser notificado oficialmente, pois é vedado rastrear funcionários sem que estes tenham ciência do fato. Caso você possua uma equipe de terceirizados, saiba que não é permitido controlá-los remotamente.

Vivemos em uma realidade cada vez mais conectada e, por esse motivo, as rotinas são praticamente indissociáveis da tecnologia. O cuidado para que um negócio não se torne ultrapassado ou obsoleto é imperativo. Portanto, investir em um software de gestão de funcionários externos é, sem dúvida, uma alternativa que lhe dará vantagem em relação à concorrência.

E então, gostou de saber como você pode otimizar a gestão de pessoas em sua empresa? Preparado para otimizar a sua gestão de funcionários externos?

Em caso de dúvidas, estamos à disposição para saná-las ou orientá-lo no que for preciso. Siga a gente nas redes sociais (Facebook, LinkedIn ou Twitter) e fique por dentro de mais conteúdos como este. Até a próxima!

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