Você sabia que a falha na comunicação é o principal causador de fracasso em projetos? De acordo com um levantamento realizado pelo PMI (Project Management Institute), 76% das empresas brasileiras apontaram a comunicação como a grande vilã dos projetos.
Ter uma comunicação eficiente é um atributo de poucos profissionais. O The New York Times publicou um estudo recente que mostra que 89% dos empregadores consideram essa habilidade fundamental para a contratação e retenção de um profissional.
Independentemente do setor de atuação de sua empresa, seja uma construtora ou uma empresa do agronegócio, por exemplo, a comunicação é um dos pilares essenciais para que você obtenha êxito nos seus processos.
Aprenda nesse artigo 4 dicas para ter uma comunicação eficiente em um projeto e se beneficie!
1. CONHEÇA O PERFIL DOS OUVINTES
A grande questão desse tópico é: a pessoa para quem você está falando será capaz de entender o que você está dizendo? Responder a essa pergunta pode fazer toda diferença no processo da comunicação.
Para exemplificar essa situação basta pensar num especialista tentando explicar qual a importância da automação no processo de entrega de pedidos para um profissional completamente leigo no assunto. O receptor da informação pode ser um gestor de projetos, um diretor de empresa e até mesmo o presidente de uma grande companhia, mas ele não está habituado aos termos técnicos dessa área. O mesmo ocorre com outros assuntos.
Portanto, é elementar que o comunicador preste atenção no perfil dos ouvintes tanto na utilização de termos técnicos, quanto no perfil sociocultural dos mesmos, ponderando as palavras e expressões que utilizará. Ao tomar esse tipo de medida, você terá certeza que a comunicação ocorrerá da melhor maneira possível.
2. SAIBA O QUE FALAR
Ao fazer uma apresentação para um número maior de pessoas, ou uma simples comunicação a dois, é necessário ter conhecimento sobre o que você vai falar. Não acredite que o improviso é a melhor das soluções. Se preparar para repassar uma informação adiante é uma das melhores maneiras de garantir uma comunicação eficiente em um projeto.
Algumas expressões como “eu acho”, por exemplo, podem enfraquecer seus argumentos e te colocar em sérios problemas. Sempre que possível treine o que você vai falar, para quem vai falar e como vai falar, se lembrando sempre do público-alvo e dos objetivos que você pretende atingir com sua apresentação. Enrolar nunca é uma boa estratégia. Busque sempre ser direto, otimizando o tempo de todos.
3. SEJA CLARO E ASSERTIVO
Uma característica dos grandes comunicadores é que eles sempre buscam clareza, objetividade e sinceridade em suas interações. Olhar nos olhos, alinhar as palavras com as expressões faciais, utilizar o tom de voz correto, ter postura ao comunicar, são algumas maneiras de garantir a clareza e a assertividade no momento de comunicar.
Para se ter uma comunicação eficiente no ambiente corporativo a sinceridade é fundamental. É gratificante saber que você está falando a verdade e que está sempre informando toda a equipe da real situação de um projeto, pois isso motiva os funcionários e o torna capaz de gerir melhor a equipe de campo.
Os clientes também merecem uma comunicação clara, sincera e assertiva, passando credibilidade e confiança para os mesmos, além de otimizar o atendimento.
GARANTA INTEGRIDADE NA COMUNICAÇÃO
A única maneira de certificar que uma informação foi repassada adiante corretamente é garantindo a integridade da mesma, ou seja, certificando que a fonte receptora entendeu tudo o que você quis dizer sem nenhum tipo de confusão. Numa comunicação podem ocorrer dúvidas sobre o que foi solicitado, mau entendimento do requerimento, utilização de uma linguagem inadequada e outros ruídos.
Dessa maneira, é crucial que você tome o cuidado necessário para que a informação não sofra distorções durante seu trajeto. No caso da comunicação empresarial, deve-se atentar para problemas de ordem tecnológica, que podem afetar o envio/recebimento de um e-mail ou a qualidade de uma ligação.
Um bom comunicador garante que um e-mail foi enviado, lido e compreendido e que uma ligação está acontecendo sem falhas. Se atentar para esses pequenos detalhes é de extrema importância.
4. ATENTE-SE PARA AS ESFERAS DA COMUNICAÇÃO EFICIENTE
Existem três tipos de esferas de comunicação. Temos a comunicação verbal, não verbal e o tom de voz. Todas elas são partes integrantes de uma comunicação eficiente. De acordo com pesquisas do laboratório de psicologia da UCLA (Universidade da Califórnia), a comunicação humana é subdivida em 55% de mensagens não verbais, 38% pelo tom de voz e, apenas 7% por mensagens verbais.
Muitos profissionais concentram-se em demasia no que vão falar e esquecem as mensagens não verbais e o tom de voz utilizado.
TECNOLOGIA PODE FACILITAR A COMUNICAÇÃO
Para otimizar a comunicação entre profissionais de campo e o administrativo pode-se investir no uso de tecnologias capazes de reduzir custos operacionais e ajudar na tomada de decisão. Seguindo o exemplo da construção civil, é válido apostar em soluções inteligentes de apontamento eletrônico, na automação de coleta de dados, ficha e boletim eletrônico, provendo a transformação dos processos.
É possível apostar em sistemas de acompanhamento e gestão online de processos, onde poderá otimizá-los, tornando-os mais eficientes e acessíveis em tempo real. Essas medidas viabilizam manter as informações devidamente salvas, com uma visualização dos dados a distância para tomadas de decisão.
Como pôde ver, a má comunicação é a grande causadora dos fracassos nos projetos. Investir em uma boa comunicação garantirá uma redução dos custos operacionais para sua empresa, tornando os processos mais eficientes, uma vez que não haverá retrabalhos e muito menos dúvidas sobre o que deve ser realizado. Além disso, um comunicador eficiente sempre é reconhecido por essa habilidade e consegue gerenciar sua equipe com mais facilidade e desenvoltura.
Uma comunicação eficiente é pautada pela preparação do comunicador e a utilização dos recursos certos, sempre buscando a linguagem correta, se atentando para as expressões faciais e corporais (comunicação não verbal) e o tom de voz utilizado. Busque eliminar todos os ruídos de comunicação e lembre-se sempre de garantir que a informação que você desejou repassar foi a mesma que o receptor compreendeu.
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