Desenvolver projetos é um grande desafio para as corporações, não é mesmo? Afinal, é fundamental realizar as atividades com alta qualidade e, ao mesmo tempo, respeitar o orçamento e poupar recursos. A chave para dar conta dessas demandas é ter organização e sistematizar bem as práticas envolvidas no processo.
Assim, planejar é um passo básico. Isso envolve antecipar as tarefas, prevendo o que vai ser feito, o momento, o local, os envolvidos, os investimentos e várias outras questões. Quer entender melhor sobre esse tema e aprimorar os processos na sua empresa?Confira nosso post de hoje e saiba mais!
O QUE É UM PLANEJAMENTO DE PROJETOS?
O planejamento de projetos é uma etapa muito importante para o desenvolvimento das atividades de uma empresa. Todo o processo parte das metas que foram predefinidas. Com elas, você demarca as etapas para fazer com que esses objetivos se concretizem. Por isso, é importante que essa planificação seja detalhada e bem rica em informações.
Na programação, é preciso definir os custos, os materiais necessários, a mão de obra envolvida, o cronograma, os cursos de aperfeiçoamento e tudo o que for necessário para transpor os planos para a realidade. Ela deve incluir, ainda, estratégias para lidar com situações emergenciais.
QUAL A IMPORTÂNCIA DO PLANEJAMENTO DE PROJETOS PARA A REDUÇÃO DE CUSTOS?
Ter os processos bem sistematizados contribui muito para que a empresa possa poupar na realização do projeto em questão. Veja, a seguir, as principais vantagens da programação de projetos na redução de custos!
POSSIBILIDADE DE PREVISÃO NA AQUISIÇÃO DOS RECURSOS
Quando falta planejamento, a corporação adquire material aos poucos e busca mais insumos de acordo com as demandas. Nesse contexto, ela encontra algumas dificuldades. Afinal, as condições de vendas podem mudar.
De uma compra de material à outra, o preço pode aumentar e as condições de pagamento podem ficar mais difíceis. Outro problema possível é a falta da mercadoria com o fornecedor habitual, o que te obriga a pesquisar materiais em outro lugar que pode vir a ser mais caro, e com um fornecedor que ainda não é de sua confiança.
No entanto, se você fizer um levantamento inicial com todas as demandas e gastos que sua empresa terá, é possível economizar. Assim, você evita erros nos cálculos das quantidades e pode adquirir materiais por atacado, conseguindo preços mais baixos. Além disso, você evita compras de última hora, o que traria prejuízos e condições desvantajosas.
OTIMIZAÇÃO DO ACOMPANHAMENTO DAS TAREFAS
Com o planejamento de projetos você terá um esquema sistematizado dos procedimentos que precisa executar para o alcance das metas. Isso é muito importante para um bom acompanhamento da execução dos planos. Assim, você pode fazer um monitoramento e um controle muito mais efetivo das atividades.
Você pode otimizar esse processo utilizando uma solução de apropriação eletrônica. Ela permite que você e sua equipe possam apurar as tarefas realizadas de forma ágil, prática e eficiente. Dessa forma, você tem mais facilidade para cumprir o cronograma e manter a qualidade dos procedimentos.
FACILIDADE COM AS AÇÕES CORRETIVAS
O planejamento de projetos funciona como um orientador para que você e o seu time desenvolvam as atividades. Quando há algum desvio de curso, a empresa pode notificar esse fato rapidamente e retornar ao que foi definido a princípio.
Assim, você consegue manter as estratégias iniciais e evita gastos desnecessários, excessos e prejuízos. Ou seja, o planejamento se torna uma ferramenta de referência para que a equipe entenda qual caminho ela está seguindo e se essas escolhas estão de acordo com o que foi preestabelecido.
QUAIS SÃO OS TIPOS DE PLANEJAMENTO DE PROJETOS E COMO ELES CONTRIBUEM PARA REDUZIR CUSTOS?
Há algumas classes diferentes de planos de projetos. No empreendimento, todas devem estar presentes, pois cada uma vai direcionar um tipo de atividade. Não entendeu? Vamos explicar melhor o tema para você!
Planejamento de curto prazo: é um plano das tarefas diárias e semanais direcionando para a realização de metas. Ele se preocupa com o que deve ser feito no agora para o alcance dos objetivos iniciais do projeto. É uma visão micro, detalhada, pouco espaçada e que marca os pequenos passos a serem dados.
Planejamento de médio prazo: são planos que enxergam mais adiante na linha do tempo do projeto e que dependem do bom desempenho nas atividades de curto prazo. Eles estão no meio termo, pois não são imediatos, mas envolvem planos para um período maior de tempo — eles também incluem um monitoramento constante.
Planejamento de longo prazo: planos que estão relacionados com uma visão macro do projeto — ao contrário do curto prazo, que é muito detalhista. Nesse momento, o foco é o global. Além disso, as atividades são direcionadas para períodos longos.
A redução de custos nos empreendimentos depende da integração entre essas três modalidades de planejamento. Afinal, você precisa pensar nos gastos imediatos com as atividades, mas também é preciso considerar os investimentos e as demandas do futuro. Do contrário, você não consegue ter uma boa visão do projeto.
Focando só no imediato, você pode estourar o orçamento do processo. Olhando só para o quem vem muito à frente, você não dá conta de manejar as tarefas do agora. É preciso, portanto, olhar para o futuro e também para as necessidades imediatas, cultivando uma visão ampla.
Desenvolver projetos demanda muita inovação, criatividade e energia, além de uma boa capacidade de gestão, não é mesmo? O planejamento é uma ferramenta fundamental para o sucesso do empreendimento. Ele permite que sua empresa possa canalizar bem os recursos, investindo em qualidade sem extrapolar o orçamento.
Com essa ferramenta, você consegue prever o que será utilizado, estimar os custos necessários e ter mais preparo para enfrentar imprevistos. Para isso, é fundamental desenvolver planos sólidos, envolvendo as projeções de curto, médio e longo prazo.
Apostar em tecnologias para ter sucesso nas atividades, também é uma ótima estratégia!E então, gostou de saber mais sobre a importância do planejamento de projetos para a redução de custos? Aproveite e assine a nossa newsletter para receber mais textos como este em seu e-mail.Temos várias dicas para aprimorar a sua gestão!
