As tarefas diárias podem demandar tempo demais se permanecerem no modelo antigo e, assim, atrasar os processos e a produtividade da empresa. Quer um bom exemplo? As planilhas do Excel. Com a tecnologia trabalhando como forte aliada da empresa na automação de processos, o problema temporal pode ser solucionado.
Os aplicativos corporativos são uma das mais incríveis tendências atuais no universo dos aparelhos mobile. Os smartphones se tornaram indispensáveis nas dinâmicas profissionais da era digital.
Se você ainda não está convencido, preste atenção nas dicas do artigo de hoje!
VANTAGENS DA AUTOMAÇÃO DE PROCESSOS COM SMARTPHONE
A automação de processos pode ser aplicada em empresas de diferentes portes e segmentos. Toda a equipe fica integrada e as ações são realizadas de maneira eficaz, evitando deslizes.
Os vários departamentos e setores podem ser altamente beneficiados: desde ações maiores, até às menores questões que demandam responsabilidade e tempo, poderão ser realizadas com o auxílio da solução de automação que foi adotada.
Mas vale dizer que os benefícios de utilizar o smartphone como parceiro no trabalho vão além da relação com o tempo. Acompanhe com detalhes as 5 vantagens mais importantes:
1. MOBILIDADE
Inquestionavelmente os smartphones estão sempre próximos de nós onde quer que vamos. A praticidade de levar um aparelho no bolso e ter acesso a diversas informações através dele, a qualquer momento também atinge positivamente uma organização, caso opte pelo uso de um software corporativo instalado.
Isso porque qualquer consulta, ação e comunicação interna pode ser feita de qualquer lugar. Não é necessário esperar que o interessado chegue a um local próximo ao computador, por exemplo. Com maior mobilidade, os processos são executados de maneira mais dinâmica.
2. USO INTUITIVO
O software deve ser simples e sem complicação. A realização de tarefas ocorrerá por meio de alguns cliques, uma praticidade que não existe em processos manuais.
Pode-se afirmar que as ferramentas são interessantes e facilitadas, e que o visual dos aplicativos é agradável. Nada de confusão: afinal, o objetivo é ajudar os colaboradores e a empresa.
Além disso, o software poderá contar com a ajuda de um apropriado suporte, para eventuais contratempos ou dúvidas durante o uso.
3. MAIOR AGILIDADE NA TOMADA DE DECISÕES
Com todas as informações centralizadas no software, como dados dos clientes, contatos dos fornecedores, acompanhamento de planilhas ou cronogramas, um profissional pode ter mais agilidade na tomada de decisões. Isso porque não necessita fazer consultas a diversos setores e funcionários a fim de ter acesso a esses subsídios — tudo estará facilmente ao alcance de suas mãos.
Adicionalmente, o gestor tem facilitado o monitoramento da equipe. É só inserir a opção de acesso a um painel administrativo, por exemplo, e pronto: as ações dos colaboradores podem ser acompanhadas pelo aplicativo.
Além disso, a existência de um chat ou sistema de envio de mensagens torna a comunicação entre os demais profissionais mais simples e instantânea.
4. MAIOR COMPENSAÇÃO DOS GASTOS
Um dos fatores de resistência às mudanças tecnológicas dentro das empresas é o valor do investimento a fazer. Não cabe aqui pensar somente no valor investido em um software, mas sim no retorno após a ideia ser incorporada nos processos da empresa.
Se a ferramenta otimizar o tempo demandado aos profissionais, a produtividade irá aumentar e os momentos ociosos diminuirão. Os resultados serão positivos para todos os envolvidos, incluindo o setor financeiro. Não se adaptar às tecnologias por meio do uso de smartphones é deixar de ganhar tempo e competitividade no mercado.
Se o gestor da empresa prefere realizar os processos de forma manual, não somente o tempo consumido terá uma impressionante diferença negativa, como também ficará suscetível ao aumento dos erros. Corrigi-los gera atrasos e retrabalhos, exigindo ainda mais dos profissionais e criando enorme insatisfação no ambiente laboral.
5. MAIOR SEGURANÇA NO ARMAZENAMENTO DE DADOS
Um software eficiente trará para a organização ampla garantia da segurança de todos os dados armazenados.
Certamente, esse fator é fundamental para uma empresa de qualquer porte, visto que algumas informações são estratégicas e devem ser mantidas confidenciais. Imagine os dados dos clientes espalhados entre os concorrentes ou perdidos no sistema.
O QUE CONSIDERAR ANTES DE ADQUIRIR UM SOFTWARE DE GESTÃO
Conhecendo os benefícios da solução ora debatida, é provável que já esteja em seus planos a automação de processos com o uso dos smartphones. Por essa razão, veja alguns pontos a observar antes de contratar esse serviço revolucionário para a sua empresa:
ATENTE-SE PARA O PERFIL DA SUA EQUIPE
Não há motivos para resistência nas mudanças de processos. Mas caso ocorram, é preciso conhecer muito bem a sua equipe para saber como manejar a situação e escolher as melhores soluções para o seu time.
Quem são os profissionais que utilizarão a ferramenta? Quais suas capacidades e limitações?
A coleta dessas impressões e noções ajudará na decisão acerca da complexidade do software e da necessidade ou não, de treinamentos mais profundos para o seu melhor aproveitamento.
TRACE OS OBJETIVOS DA EMPRESA
Se você vai investir na automação de processos com o uso do smartphone, é preciso identificar quais os objetivos da empresa com isso. Eles podem ser alcançados em curto, médio ou longo prazo? Quanto é possível investir no atual cenário de seu negócio?
Entender os objetivos vai orientar a contratação dos serviços do software, para selecionar aquele que atingirá melhor as necessidades da corporação.
PENSE SOBRE O PROCESSO DE IMPLANTAÇÃO
Algumas etapas devem ser respeitadas quando da adoção dessa solução, e o processo de implantação dos aplicativos é uma delas. Vale a pena explorar e experimentar a ferramenta por um período, até que todos os envolvidos estejam adaptados a ela.
Nesse momento, é válido ouvir a opinião dos colaboradores, suas dificuldades e sugestões. A comunicação interna facilita o processo e elimina a resistência às mudanças.
EXIJA MANUTENÇÃO E SUPORTE
A empresa contratada deve fornecer a adequada manutenção do aplicativo diante de falhas e possibilidades de atualização. Além da disponibilidade de suporte para usuários e contratante. Essa averiguação é fundamental e deve ser observada antes de fechar o contrato.
Diante de todos esses benefícios e de posse das orientações, já deu para perceber que vale a pena investir na automação de processos utilizando os smartphones para melhoria da gestão da empresa, não é? Lembre-se de que investir em tecnologia qualifica a empresa no mercado e proporciona incríveis vantagens competitivas.
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