Uma das grandes dificuldades encontradas pelos gestores de operação e planejamento é fazer com que o seu projeto seja desenvolvido conforme o planejado. De acordo com especialistas no assunto, cerca de 70% dos projetos não conseguem cumprir com o que foi programado.
E existem diversos motivos que causam esse grande índice de falhas em projetos. Existem vários fatores que podem fazer com que a execução fique aquém do planejado, e o principal motivo que faz com que esses percalços influenciem negativamente na execução versus o planejado é não monitorar os indicadores e progresso do projeto em tempo hábil de mitigar os impactos.
Os profissionais atuantes no mercado estão buscando cada vez mais uma gestão eficiente, que seja capaz de gerar os resultados esperados — e, quem sabe, até superá-los — com a máxima eficiência e qualidade possível.
COMO EXECUTAR UM PROJETO
Um bom gestor de projetos sabe muito bem o que deve ser feito para se executar um projeto. Todos os processos que devem ser desenvolvidos, as etapas a serem cumpridas, a tecnologia a ser aplicada e as pessoas incluídas, bem como suas responsabilidades, e outras atividades.
Assim, é fundamental que todas as equipes envolvidas em um projeto estejam sempre alinhadas e de acordo com o que está sendo desenvolvido. Um bom exemplo é sempre engajar a equipe de orçamentos, planejamento e execução, uma vez que suas atividades estão diretamente interligadas.
Porém, é sempre válido lembrar que existem alguns ensinamentos de gestão de projetos que devem ser aplicados diariamente nos processos, auxiliando na execução de um projeto.
Estamos falando de ações, como “executar, monitorar, controlar e encerrar” todas as atividades de um projeto em sua totalidade — o que pode fazer total diferença no andamento de um projeto.
Há ainda outras características que devem estar presentes no momento de se executar um projeto.
Dividir as fases em atividades menores mais fáceis de serem acompanhadas e geridas é uma técnica fundamental para melhorar a assertividade no cumprimento do planejado. Monitorando e atuando nestas atividades menores, fazendo com que sejam eficientes, garantirá o cumprimento da execução no prazo e no custo previsto.
MONITORAMENTO E CONTROLE
De acordo com o PMBOK, monitoramento e controle nada mais são do que:
processos necessários para acompanhar, revisar e regular o progresso e o desempenho do projeto, identificar todas as áreas nas quais serão necessárias mudanças no plano e iniciar as mudanças correspondentes.
Nesse sentido, é fundamental que se acompanhe sempre de perto todas as atividades e etapas de um projeto, para, assim, se certificar de que a sua execução ocorrerá da melhor maneira possível.
E uma das grandes vantagens de se monitorar um projeto é que se torna possível analisar todos os riscos e oportunidades inerentes ao empreendimento.
Ao se controlar um projeto, é permitido que o gestor esteja sempre atento aos riscos e oportunidades. Aliás, vale ressaltar que tais itens não são imutáveis. Pelo contrário, eles se alteram de acordo com o andamento das atividades, e devido à interferência de fatores externos.
Nesse caso, é sempre bom estar atento e preparado para as interesses ou ameaças a que o empreendimento esteja incorrendo.
Outro benefício de se controlar um projeto é que, assim, você sempre estará com ciência de tudo que está sendo executado. Além de conseguir trabalhar antecipadamente para solucionar os problemas e gargalos que possam impactar negativamente no andamento das atividades.
E as atividades de monitoramento e controle também auxiliam o projeto na redução de custos operacionais, na comunicação entre o setor administrativo e o setor de execução. E, obviamente, facilita a gestão de equipe— fator fundamental em qualquer projeto nos dias atuais.
TRANSFORME PROCESSOS EM RESULTADOS
Talvez a tarefa mais difícil de um gestor de projetos seja transformar processos em resultados. As melhores práticas do PMBOK são extremamente fáceis de serem executadas — no papel. Já transformá-las em ações reais e, principalmente, em resultados, não é nada fácil.
De fato, é bastante extenso o número de profissionais que não conseguem transformar processos em resultados devido à falta de dados e informações sobre seu empreendimento em tempo hábil de realizar as medições e correções de rumo.
Coletar dados e analisá-los pode ser um grande gargalo da sua empresa. Nesse caso, a dica que damos é apostar na automação da coleta de dados, o que traz, imediatamente, um aumento na eficiência de todos os seus processos.
Outro fator que impacta negativamente o gerenciamento de um projeto é a falta de boas práticas em gestão de pessoas. É necessário entender a necessidade de cada indivíduo e, na realidade da empresa e do projeto, atender às suas expectativas.
E é interessante apostar em soluções tecnológicas que propiciem a melhora da gestão e o aumento dos ganhos operacionais por meio do apontamento eletrônico, automação da coleta de dados, emissão de boletim eletrônico, dentre outras soluções.
Já pensou em ter acesso às informações mais relevantes de seu projeto, conseguir apurar o custo real da operação em campo, realizar todo o fechamento de custo rapidamente, e sem burocracia, resolver todos os problemas antecipadamente e ainda ter certeza de que o planejamento do projeto está sendo cumprido integralmente?
Pois todas essas alternativas se tornam possíveis graças às soluções tecnológicas! Então, invista nelas e saia ganhando na gestão de seus projetos.
Empresas que investiram na automação da coleta de dados possuem a informação do progresso de seu projeto no momento da realização e hoje não conseguem mais se ver sem saber o que está acontecendo na frente de trabalho. Sentem-se como “um cego em tiroteio”, sem sabem que ação tomar e o que está acontecendo.
Sem dúvida, com essas duas características você sempre sairá bem-sucedido, e todos os sponsors de seus projetos estarão extremamente satisfeitos com o resultado final!
Então, aplique algumas das práticas elencadas aqui no seu dia a dia e colha os frutos de uma gestão de projetos de qualidade e eficiente. Não perca tempo!
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