A tecnologia da informação trouxe nos últimos anos enormes facilidades para a gestão e a administração de empresas. E a comunicação com equipe externa, por sua vez, é um desafio que deve ser gerenciado no dia a dia, para que se torne cada vez mais eficaz.
Manter todos os componentes de seu time engajados e bem informados requer que bons canais de comunicação sejam estabelecidos e usados corriqueiramente.
Quer saber mais sobre o assunto? Continue a leitura!
A EVOLUÇÃO DA TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO
Nos últimos anos, o avanço da tecnologia da informação possibilitou o desenvolvimento de aplicativos móveis que ajudam diversos setores das empresas, independentemente de seu porte e do segmento de atividade.
Soluções que podem ser executadas em coletores e, principalmente, smartphones estão disponíveis no mercado para várias funções. A título de exemplo, listamos algumas:
apontamentos de produção em chão de fábrica;
sistemas de venda;
solicitações de manutenção corretiva;
abertura de ordens de serviço;
controles de acesso;
monitoramento de processos;
acompanhamento em tempo real das rotas;
registros de produção em campo;
medições de obras civis, entre outras.
Esses aplicativos possibilitam a troca de informações online, facilitando o gerenciamento e o acompanhamento das atividades, mesmo em locais de difícil acesso. A infraestrutura necessária é o sinal de telefonia celular.
Para os tomadores de decisão das corporações, isso significa dados mais seguros e imediatos, eliminando as antigas entradas via digitação. A velocidade e a garantia de elementos confiáveis são determinantes atualmente.
Canais de comunicação com equipe externa
Dependendo da atividade, a equipe externa de sua companhia pode estar distribuída em várias regiões do país (ou mesmo em outras nações). O relacionamento com os integrantes de seu time deve ser intenso e extremamente transparente.
A comunicação precisa atingir a todos de maneira eficiente, mantendo os colaboradores com o mesmo nível de informação.
Ao contrário de tempos passados, quando esse processo dependia do deslocamento das pessoas e até do envio de e-mails detalhados, hoje as informações fluem imediatamente. Os funcionários são instruídos e orientados simultaneamente — podendo reagir às demandas com rapidez.
Relacionamos, a seguir, alguns canais que podem ser utilizados para estabelecer uma eficaz comunicação com a sua equipe externa:
TELEFONIA CONVENCIONAL
A telefonia convencional é qualificada, aqui, como aquela que exige a conversação oral entre duas ou mais pessoas. Os aparelhos de telefonia celular e de mesa podem realizar chamadas com múltiplos participantes.
A modalidade vem apresentando baixa utilização e a tendência é que fique cada vez mais restrita.
CORREIO ELETRÔNICO
O tradicional correio eletrônico ainda é uma ferramenta muito interessante para a comunicação. Ele possibilita uma divulgação em massa e permite adicionar arquivos como planilhas, apresentações, textos, fotos e vídeos.
SMS
Utilizar mensagens curtas de texto também é uma boa estratégia para se relacionar com a equipe externa. Alguns sistemas operacionais de smartphones mais modernos possibilitam o envio de fotos e vídeos anexados.
O ponto negativo é que esse recurso não possui muitas facilidades de edição dos textos.
Ferramenta mais comentada atualmente na interação entre pessoas, o WhatsApp é uma alternativa bastante utilizada para a troca de informações.
O aplicativo — que tem sido adotado em larga escala — possibilita a criação de grupos, o que facilita a separação de assuntos e a segmentação por conjunto de profissionais.
CHAMADAS DE VÍDEO
Cada vez mais utilizadas, as chamadas de vídeo têm se expandido com as novas gerações dos telefones celulares e dos aplicativos de comunicação. Antes, porém, eram restritas ao Skype. Novas opções surgem simultaneamente à redução de custos com a transmissão de dados.
REDES SOCIAIS
Outra opção é empregar os recursos das redes sociais — como o Facebook, o Instagram ou mesmo o Twitter — na comunicação com a equipe externa.
APLICATIVOS ESPECÍFICOS DE MONITORAMENTO E COMUNICAÇÃO
Dentre as alternativas citadas acima, nenhuma se compara atualmente, com os aplicativos que estão à disposição tanto para o monitoramento quanto para a comunicação.
Desenvolvidos especificamente para cada necessidade, essas ferramentas unem a facilidade da comunicação à capacidade de processamento dos smartphones atuais.
Como as equipes remotas não podem bater um papo informal no cafezinho, os apps precisam estar aptos para a troca de informações entre os componentes do time e os seus gestores.
É necessário que todos estejam alinhados à cultura, aos valores e aos objetivos da empresa. E isso somente é conseguido a partir de um canal de comunicação eficaz que reforce todos esses pontos.
Essa interação deve ser centralizada e realizada em tempo real, trazendo ganhos na eficiência e na produtividade. Há a possibilidade de elaborar relatórios acessíveis a todos os componentes, e os resultados são monitorados online.
Os gestores podem acompanhar a agenda de seus liderados, sugerindo ações e criando rotinas específicas.
Dependendo da atividade, interfaces de posicionamento por satélite, mais conhecidas como GPS — Global Positioning System —, podem ser incorporadas à aplicação. Assim, o gestor terá em mãos a localização de todos os colaboradores.
Por meio dessas funcionalidades é possível monitorar a equipe, avaliando o check-in e o check-out no sistema com o respectivo controle de jornada de trabalho. Você também pode otimizar rotas e deslocamentos, além de solicitar o envio de fotos ou vídeos das atividades realizadas.
Alguns aplicativos disponibilizam o envio de imagens ao vivo das atividades, facilitando a percepção, o gerenciamento e a tomada de decisão por parte dos responsáveis.
VANTAGEM DE UTILIZAR ESSE TIPO DE FERRAMENTA
Além de todas as facilidades descritas acima, a confiabilidade das informações disponíveis simultaneamente, associada à possibilidade de uma interferência imediata do gestor, é uma vantagem importantíssima desses aplicativos.
O gerenciamento do tempo, o envio de tarefas em tempo real, o monitoramento dos deslocamentos e o acompanhamento das operações em campo são algumas das funções básicas que tais ferramentas possuem.
Há no mercado, empresas especializadas em desenvolvimento de aplicativos específicos para o monitoramento e a comunicação com membros de equipes que trabalham remotamente.
Pesquise alternativas para o seu ramo de atividade. Certamente uma solução já desenvolvida pode se adequar ao seu ambiente de negócios.
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