Dominar as ferramentas de planejamento estratégico está se tornando cada vez mais essencial aos gestores e coordenadores de projeto que buscam processos corporativos mais baratos e eficientes. Diante disso, o ciclo PDCA se destaca por oferecer uma ferramenta de melhoria contínua para as organizações.
Quem ainda desconhece o termo e a metodologia deve se preparar para entrar em contato com uma das únicas técnicas de administração de projetos que propõe a evolução constante dos processos, possibilitando implementar novas melhorias a cada ciclo e otimizar a produção de uma empresa.
Então, quer saber mais sobre o PDCA? Continue lendo e confira as dicas abaixo!
SAIBA MAIS SOBRE O PDCA
O PDCA é um método de execução de projetos criado na década de 20 por Walter Andrew Shewart, e popularizado por William Deming em meados dos anos 50.
Grosso modo, ele propõe a melhoria da gestão por meio do controle de atividades, da padronização de informações e da redução da probabilidade de erros. Seu nome vem do inglês — na verdade é uma sigla:
Plan (ou planejar);
Do (ou agir);
Check (ou verificar);
Action (ou ação).
Assim, sua aplicação simplificada permite que o ciclo seja usado em áreas e empresas variadas, como pequenas ou grandes indústrias, dentro ou fora da sede.
O foco do método está na resolução dos problemas pela causa, criando importantes oportunidades de melhoria. E tudo isso está ao alcance de qualquer empreendimento, em apenas 4 etapas.
DESCUBRA AS 4 ETAPAS DO PROCESSO
Um dos motivos que tornam o método PDCA tão popular é a sua simplicidade, pois ele é baseado em apenas 4 passos.
Pode até ser que você já tenha utilizado algumas ferramentas do ciclo antes, sem saber que se tratava de uma metodologia. Porém, quando todas as etapas são aplicadas, os resultados costumam ser muito mais eficientes. Entenda:
1. PLANEJAR
Nessa primeira etapa que é a mais importante de todo o ciclo, é feita uma reflexão acerca do problema a ser resolvido. Aqui, além de criar um cronograma de ações e definir quem estará envolvido no processo, é necessário deixar os objetivos claros, assim como as táticas de resolução que serão utilizadas.
Para manter o foco e resolver as causas do problema que a instituição está passando, o responsável deve se perguntar diversas vezes, porque ele ocorreu, tentando dar respostas cada vez mais completas e esclarecendo o que realmente precisa ser melhorado.
Também é preciso definir quais serão os métodos de mensuração para avaliar os resultados. Obviamente, isso dependerá do problema a ser resolvido; mas tente criar uma forma palpável de observar as melhorias, como KPI’s, indicadores e pesquisas.
Então, com todas essas variáveis definidas, chega o momento de dar o próximo passo no ciclo.
2. EXECUÇÃO
Nessa fase, tudo aquilo que foi traçado anteriormente é colocado em prática, conforme o cronograma definido. Para isso, antes de começá-la, é necessário que todos os envolvidos estejam cientes de suas tarefas e treinados para fazê-las de acordo com o planejado.
Logo, é crucial seguir as instruções de solução do problema exatamente como foram propostas, para que tais soluções possam ser aferidas, e suas respectivas eficiências medidas. Da mesma forma, é preciso colher os dados necessários para aferir os resultados.
Nessa fase de execução, um erro bastante comum é deixar o projeto se enrolar porque ele não está saindo como o desejado. Mas, se não é possível implementar uma melhoria da forma imaginada, o correto é dar continuidade como for possível, e deixar o restante das mudanças para o próximo ciclo.
3. VERIFICAÇÃO
Aqui, conforme é possível imaginar, chega o momento de analisar os resultados obtidos nas demais etapas e checar se o ciclo está levando a empresa para seus objetivos.
Então, apure se todas as ações foram executadas conforme o planejado, e quais efeitos elas trouxeram. Caso haja alguma discordância, descubra as causas e elabore novas táticas de execução.
Normalmente, esse processo permite encontrar as brechas do projeto, que possibilita incluir novas metas no ciclo seguinte.
4. AÇÃO
Uma vez que o ciclo chega a sua etapa final, cabe ao gestor de projetos verificar o que deu certo e instalar o processo como base em toda a empresa. Quando algo dá errado, ainda é possível corrigir as falhas e identificar novos problemas a serem solucionados no próximo ciclo.
Assim, o processo de PDCA se reinicia, com novos parâmetros e diretrizes para serem cumpridas.
COMO APLICAR O PDCA NA SUA EMPRESA
Encontre os problemas: descubra os setores da empresa que estão com dificuldades, ou não operam com toda a produtividade necessária. Em seguida, liste as possíveis soluções para isso.
Crie uma equipe de combate: determinar os funcionários que serão alocados para a aplicação do PDCA é essencial. Então, deixe claras as funções de cada um e que os resultados serão cobrados.
Utilize técnicas de gestão de projetos: o ciclo PDCA sempre pode contar com o suporte de ferramentas para ser aplicado. Um bom software de gestão de projetos, aliado a tecnologias mobile, por exemplo, pode ajudar bastante.
Siga as instruções: na pressa de obter resultados, alguns negócios podem pular etapas do ciclo, indo direto para a ação, por exemplo. Esse erro pode causar retrabalho, perda de tempo e de dinheiro. A metodologia foi desenvolvida de forma completa; utilize-a conforme o ensinado.
Inicie um novo ciclo: o PDCA foi criado como uma forma de melhoria constante. Isso significa que, ao término de um ciclo, novos objetivos são descobertos para que outro se inicie, sempre com foco na melhoria de processos e produtos.
Por fim, vale ressaltar que essa metodologia foi criada pensando nas organizações que têm o desejo de sempre melhorar seus serviços — seja de forma interna ou externa —, agregando valor aos serviços ofertados.
E isso pode ajudar um negócio de diversas formas, reduzindo erros e prejuízos, aumentando a competitividade da empresa no mercado ou até mesmo o valor da marca. Porém, para ser eficiente, essa busca por inovações qualitativas deve ser feita de forma constante.
Lembre-se: nada é perfeito. Todo processo pode ser melhorado — e o Ciclo PDCA está disponível para justamente ajudar a encontrar a maneira mais simples e eficiente de fazer isso!
Então, gostou do nosso post? Já utilizou o ciclo PDCA na sua empresa? Deixe-nos o seu comentário e divida sua experiência com nossos leitores!
