Gerenciar tarefas é uma das funções mais importantes em uma organização e se mostra um desafio diário. Sobretudo se, além de colaboradores alocados, a empresa contar com outros funcionários que exercem atividades externas.
Isso não significa que você não conseguirá cumprir a missão com excelência. Com uma ajuda simples da tecnologia e de ferramentas corretas, é possível otimizar as práticas de controle de processos mesmo em relação a quem está fora das dependências da empresa.
Quer aprender mais sobre como gerenciar tarefas à distância em tempo real com sucesso? Então acompanhe as dicas listadas neste artigo!
Realize reuniões virtuais
É fundamental manter a equipe alinhada de acordo com as metas e determinações da empresa. Portanto, se seus colaboradores externos não puderem presenciar uma reunião importante, é interessante investir em reuniões virtuais.
Com um simples smartphone e uma boa conexão com a Internet, aplicativos como o Skype podem permitir esse contato por meio de uma transmissão de áudio e vídeo com mais de um funcionário ao mesmo tempo. Assim, ninguém perde informações importantes e todo o trabalho será executado de forma uniforme e ágil.
Simplifique a comunicação
As tarefas realizadas à distância devem ser ainda mais pontuais do que as internas. Por isso, é essencial simplificar a comunicação entre os envolvidos para evitar perda de tempo e falhas em processos. Uma boa opção para alcançar esse objetivo é investir em ferramentas digitais.
O We Transfer e o Google Drive, por exemplo, permitem o compartilhamento e a transferência rápida de arquivos por computador ou smartphone. Não deixe também de utilizar aplicativos gratuitos para troca de mensagens e ofereça um bom plano de dados e telefonia a cada colaborador externo.
Utilize ferramentas para gerenciar tarefas à distância
Manter o controle sobre o tempo gasto em processos à distância é outra questão que deve ser priorizada nesse cenário. Por meio de ferramentas e softwares específicos, você consegue tanto delegar tarefas, quanto acompanhar seu tempo de execução.
De forma simples, o sistema também registra dados do cliente, observações do funcionário responsável pela operação e demais detalhes financeiros ou administrativos a respeito da atividade.
Assim, fica mais fácil entender as movimentações realizadas pela equipe e comunicar qualquer alteração de última hora na rotina. Sem dúvida alguma, essa é uma das melhores maneiras de assegurar que todo trabalho está sendo realizado e ainda fomentar a produtividade de todos os envolvidos.
Mantenha-se acessível aos profissionais
Uma equipe integrada e motivada só existe quando o gestor está presente. Sendo assim, procure se manter sempre acessível para seus colaboradores externos. Faça monitoramentos constantes, proponha novas formas de comunicação, pesquise ferramentas diferenciadas e mostre que a participação da equipe é um dos principais pilares para o desenvolvimento da empresa.
Um colaborador que se sente confortável em seu trabalho, mesmo que à distância, mostra um desempenho muito melhor. Fortaleça suas equipes externas e tente montar uma agenda otimizada para que elas se sintam valorizadas e estimuladas.
Viu só como é possível gerenciar tarefas à distância em tempo real? Com muito planejamento e dedicação, os resultados serão extremamente positivos e válidos para toda a organização. E, se você gostou do conteúdo deste artigo, não deixe de assinar a nossa newsletter para receber outros tão interessantes quanto este!
